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古物商許可申請の手続きがスムーズに進まない4つの要因とは?

誰しも、申請手続きをスムーズに終了させたいものです。しかしながら、手続きをスムーズに進めることができる人とできない人がいることも紛れもない事実です。では、この差は、いったいどこから生じるのでしょうか?

古物商許可申請の手続きには、避けては通れない手順があります。それは、以下の4つの手順です。

  • 1.必要書類の確認
  • 2.書類の収集
  • 3.書類の作成
  • 4.警察署へ申請書類の提出

箇条書きにすると簡単に思えるかもしれませんが、古物商許可申請手続きに慣れていない方は、この各手順の手続きがスムーズに進まず、何回も警察署に通うことになることが意外と少なくありません。それは、ご自身で手続きをされていた方が、途中から当事務所にご依頼されることが割りに多いことからも証明されております。

では、手続きがスムーズに進まない要因となるものを、各手順ごとに説明させていただきます。

1.『必要書類の確認』における、手続きがスムーズに進まない要因

古物商許可申請で警察署に提出すべき書類を、必ず事前に確認する必要があります。それは、管轄警察署によって、提出を求める書類が異なるからです。 この『必要書類の確認』という手順は、申請手続きにおいて、一番の肝となる手順でもあります。この手順がしっかりしていれば、のちの手順もスムーズに行く可能性が格段に高くなります。

実は、警察署への提出する必要書類は、「法定書類」と「任意書類」とに分けることができます。
「法定書類」というのは、古物営業法という法令上で、提出を義務付けされている書類のことで、この「法定書類」については、どの警察署でも必ず提出を求めてきます。
しかし、この「法定書類」以外の書類の提出を求めてくる警察署がかなりの割合でであります。それが「任意書類」と言われるもので、それぞれの警察署が独自に提出を求めてくる書類のことです。

つまり、『必要書類の事前確認』というのは、「任意書類」の提出が必要なのか?さらに必要な場合は、どんな書類が必要なのか?を管轄警察署の担当官に確認することなのです。

しかしながら、この『必要書類の事前確認』では、手続きがスムーズに進まない要因が2つが挙げられます。それが、以下の2つです。

  • ① 申請者が、古物営業の内容を正確に警察署の担当官に伝えていない
  • ② 警察署の担当官の経験が浅いための知識不足

① 申請者が、古物営業の内容を正確に警察署の担当官に伝えていない

『必要書類の事前確認』において、手続きがスムーズに進まない要因の最たるものが、「申請者が、古物営業の内容を正確に警察署の担当官に伝えていない」ということです。

提出すべき書類(特に「任意書類」)は、古物営業の内容によって、提出すべき書類が変わってきます。つまり、ご自身の古物営業の内容を正確に担当官に伝えないと、担当官も正確に必要書類を申請者に案内することができないのです。結果、事前相談で必要書類を確認したにも関わらず、いざその申請書を提出する際に「このような書類も追加で必要になりますね」と担当官に言われることになり、何度も警察署へ足を運ばなければならなくなるのです。

② 警察署の担当官の経験が浅いための知識不足

『必要書類の事前確認』において、手続きがスムーズに進まない要因で意外とあるのが、「警察署の担当官の経験が浅いための知識不足」というものです。警察署の古物商許可申請の担当官のすべてが、必ずしも古物営業法に精通しているとは限りません。なので、担当官が言うことが100%正しいとは言い切れないのです。実際に、当事務所が警察署の担当官に間違いを指摘したことが過去に何回もあるのですから、これは紛れもない事実です。

そういう経験が浅く知識不足の担当官の場合、少しでもマニュアルにないケースが発生すると、間違った判断をし、それを申請者に伝えてしまうことがあります。必要ないものを必要だと言ったり、逆に必要なものを伝え忘れたり・・・。こういったことも手続きがスムーズに進まない要因になり得ること覚えておいて下さい。

当事務所の「書類作成コース」「書類作成+提出コース」をご依頼された場合は、警察署への『必要書類の確認』は当事務所で実施いたします。

2.『書類の収集』における、手続きがスムーズに進まない要因

収集すべき書類としては、公的機関に請求する証明書などがあります。また、すでに申請者が所有している書類のコピーなどの提出を求められることもあります。

公的証明書の中には、一般の方にはあまり馴染みのないものもあり、勘違いをして他のものを提出してしまう申請者の方がおられます。もちろん、この場合は取り直しになります。

また、その証明書の申請場所や請求書の書き方なども、いちいち警察署では教えてくれません。請求書の書き方を間違えると、記載すべき項目が記載されなかったり、逆に記載しなくていい事項が記載されていたりして、再度請求をし直さなくてならなくなります。

こういった証明書の取り直しが原因で、何度も警察署に足を運ばなければならなくなり、手続きがスムーズに進まない申請者が少なからずおられるようです。

当事務所の「書類作成コース」「書類作成+提出コース」をご依頼された場合は、収集すべき書類は当事務所が正確にご案内します。また、公的機関の証明書については、オプションサービスとして当事務所に代理請求をご依頼していただくこともできます。

3.『書類の作成』における、手続きがスムーズに進まない要因

先ほど、『書類の取集』のところで、「申請者が所有している書類のコピーなどを求められることもあります」と書きましたが、この申請者が所有している書類の記載内容や古物営業の内容によっては、「使用承諾書」「確認書」「理由書」「申立書」などの追加の書面を作成しなければならないケースが結構あります。
しかしながら、作成すべき書面はそれぞれのケースによって異なることから、警察署では、作成すべき書面の内容を詳細に教えてくれることはほとんどありません。

そのような書面の作成に慣れていない一般の方は、ここで手続きが滞ってしまうことが少なくありません。

当事務所の「書類作成コース」「書類作成+提出コース」をご依頼された場合は、当事務所が提出すべき全ての書類を作成いたします。

4.『警察署へ申請書類の提出』における、手続きがスムーズに進まない要因

『警察署への申請書類の提出』において、手続きがスムーズに進まない要因に「警察署の担当官に余計なことを喋ってしまう」ということがあります。いや、この手順での要因は、ほとんどこれだと言っても過言ではないでしょう。

担当官から聞かれたことに端的に答えていればほぼ問題はないのですが、少しでも心証を良くしようという心理が働くのか、つい余計なことまで喋ってしまう方がおられます。その喋った内容によっては、追加の提出書類を求められることもあるのです。

当事務所の「書類作成+提出コース」をご依頼された場合は、警察署への申請書類の提出は当事務所が実施致します。

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【参考】古物商許可 基礎知識

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